Sistem dan Prosedur Penjualan

A. SISTEM PENJUALAN BARANG

            Berkembangnya usaha-usaha perdagangan yang sangat pesat pada saat ini menjadikan informasi sebagai hal yang sangat penting peranannya dalam menunjang jalannya operasi-operasi demi tercapainya tujuan yang diinginkan oleh perusahaan. 

Teknologi internet sudah terbukti merupakan salah satu media informasi yang efektif dan efisien dalam penyebaran informasi yang dapat diakses oleh siapa saja, kapan saja dan dimana saja. Teknologi internet mempunyai efek yang sangat besar pada perdagangan atau bisnis. Hanya dari rumah atau ruang kantor, calon pembeli dapat melihat produk-produk pada layar komputer, mengakses informasinya, memesan dan membayar dengan pilihan yang tersedia. Calon pembeli dapat menghemat waktu dan biaya karena tidak perlu datang ke toko atau tempat transaksi sehingga dari tempat duduk mereka dapat mengambil keputusan dengan cepat. Transaksi secara online dapat menghubungkan antara penjual dan calon pembeli secara langsung tanpa dibatasi oleh suatu ruang dan waktu. Itu berarti transaksi penjualan secara online mempunyai calon pembeli yang potensial dari seluruh dunia. 

Selain itu perkembangan perusahaan terasa dinilai agak lambat. Oleh karena itu dirancang suatu sistem penjualan secara online dengan menggunakan media web atau internet dengan tujuan untuk meminimalkan waktu proses penjualan dengan tujuan dapat meningkatkan volume penjualan sehingga pendapatan perusahaan dapat meningkat. 

B. Definisi sistem penjualan

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001). Sistem juga adalah kumpulan dari komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interface (Mathiassen, Lars, 2000). Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik (McLeod, 1998). 

Sistem Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan / Piutang Dagang.

Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan system penjualan, sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

Sistem Penjualan Barang diartikan sebagai suatu sistem penjualan, melalui prosedur-prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku (Niswonger, 1999).

Salah satu contohnya Sistem Penjualan Barang berbasis Web, adalah : E-Commerce adalah konsep baru yang menggambarkan proses pembelian dan penjualan atau pertukaran produk, jasa, dan informasi melalui jaringan komputer termasuk internet (Turban, Efraim,2000). E-Commerce dapat diartikan secara dekat. Itu dapat dikatakan mencakup hanya transaksi bisnis yang disetujui dengan pelanggan dan pemasok dan sering digambarkan sebagai bagian dari internet, mengingat tidak ada alternative lain untuk komunikasi. Ada tiga pilar elektronik yang menyokong proses-proses pasar terbuka yaitu: informasi elektronik, hubungan elektronik, dan transaksi elektronik (McLeod, Raymond,1998).

C. Diagram konteks

Diagram konteks merupakan gambaran keseluruhan dari suatu sistem informasi. Diagram konteks yang merupakan gambaran dari sistem informasi penjualan barang.

Di dalam diagram konteks sistem informasi penjualan ini terdapat tiga entitas, yaitu supplier, customer dan pemilik. Supplier memberikan data barang ke dalam sistem, yang berisi nama barang, harga jual barang dan jumlah barang yang dimasukkan, yang selanjutnya akan diproses di dalam sistem informasi penjualan. Kemudian sistem informasi penjualan akan menghasilkan keluaran yang berupa bukti transaksi yaitu nota hasil transaksi penjualan yang akan diberikan kepada customer, laporan penjualan barang supplier yang akan diberikan kepada supplier, dan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik.

D. Diagram alir data sistem informasi penjualan barang.

1. Pada level 0

Pada Data Flow Diagram level 0 ini terdapat 4 proses, antara lain : 

a)     Proses 1.0 yaitu proses pengecekan barang, harga dan jumlah. Daftar barang, harga dan jumlah yang diberikan oleh supplier di cek terlebih dahulu, untuk disesuaikan dengan jumlah barang yang ada, kemudian di simpan di dalam suatu file yaitu file barang. 

b)     Proses 2.0 yaitu proses pencatatan barang, harga dan jumlah. Di dalam proses ini dilakukan kegiatan pencatatan nama barang, harga jual barang, dan jumlah barang yang tersedia. Setelah dicatat, data disimpan dalam file barang. 

c)      Proses 3.0 yaitu proses transaksi penjualan barang. Di dalam proses ini data penjualan barang yang berupa nama barang yang terjual, jumlah barang dan total penjualan barang akan diolah sehingga menghasilkan bukti transaksi yang akan diberikan kepada customer. Kemudian data dari seluruh transaksi penjualan akan diberikan ke proses 4.0 untuk dibuat laporannya. 

d)     Proses 4.0 yaitu proses pembuatan laporan. Seluruh data transaksi penjualan dan data barang, harga dan jumlah kemudian diolah untuk dibuat laporannya. Laporan yang dihasilkan berupa laporan penjualan barang supplier yang akan diberikan kepada supplier dan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik. 

2. Pada level 1

            Data Flow Diagram akan diperlihatkan lebih jelas pada level 1. DFD level 1 ini menjelaskan proses 4.0 secara lebih jelas. File barang yang berisi data barang, harga dan jumlah dimasukkan ke dalam proses 4.1 yaitu proses pembuatan laporan data barang supplier. Oleh proses 4.1 data tersebut diolah dan dihasilkan laporan data barang supplier yang kemudian diberikan kepada proses 4.5. File transaksi kemudian dimasukkan ke dalam proses 4.2 yaitu proses pengumpulan data transaksi penjualan.

Di dalam proses ini data transaksi dikumpulkan untuk kemudian dimasukkan ke dalam proses 4.3. Data transaksi disortir berdasarkan kode suppliernya. Setelah dipisahkan, data disimpan di dalam file penjualan barang supplier. Kemudian data penjualan barang supplier diberikan kepada proses 4.4 yaitu proses pembuatan laporan penjualan barang supplier. Sedangkan data transaksi keseluruhan yang tidak dipisahkan berdasarkan kode suppliernya diberikan kepada proses 4.5. Data penjualan barang supplier yang berasal dari proses 4.3 kemudian diproses oleh proses 4.4 untuk menghasilkan laporan penjualan supplier yang akan diberikan kepada supplier.

Laporan data barang supplier yang dihasilkan oleh proses 4.1 dan data transaksi penjualan barang yang dihasilkan oleh proses 4.3 kemudian dikumpulkan dan diolah oleh proses 4.5. Dan oleh proses 4.5 dihasilkan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik.

E. Analisis Sistem Penjualan Barang 

Analisis Sistem Penjualan Barang meliputi : 

1.        Analisis Informasi (Information Analysis) 

Dalam melakukan penyajian informasi, sistem mampu memberikan informasi secara real time. Dan dalam menyajikan informasi jangkauannya tak terbatas. 

2.       Analisis Ekonomi (Economy Analysis) 

Secara ekonomi sistem penjualan yang lama membutuhkan lebih banyak biaya karena karyawan yang dibutuhkan lebih banyak. Selain itu biaya untuk keperluan administrasi lebih banyak, sehingga biaya operasional juga lebih banyak. 

3.       Analisis Pengendalian (Control Analysis) 

Dalam sistem lama lebih sulit melakukan control, karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia sehingga kemungkinan terjadi kesalahan lebih besar. 

4.       Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis) 

Penjualan secara manual kurang efisien, karena semua transaksi dan atau administrasi dilakukan secara manual. Selain itu efisiensi karyawan juga kurang, karena jumlah karyawan yang dipekerjakan lebih banyak. 

5.       Analisis Pelayanan (Service Analysis) 

Dengan sistem lama maka dalam hal pelayanan terhadap pelanggan memiliki keterbatasan waktu dan jangkauan pelayanan. Selain itu proses transaksi lebih lama. Hal ini berpengaruh terhadap kualitas pelayanan.

F. Jenis Penjualan barang 

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu :

[ Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.

[ Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang.

[ Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

G. Unit Organisasi Sistem Penjualan Barang

Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.  Terdapat 8 unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :

1. Bagian Order Penjualan

2. Bagian Otorita Kredit

3. Bagian Billing/Piutang

4. Bagian Stock & Delivery

5. Bagian Buku Besar

6. Bagian Pembelian

7. Bagian Gudang

8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektronik

H. Dokumen yang digunakan

1. Penawaran Harga (PH)

2. Order Form (OF)

3. Memo 

4. Purcahse Order (PO)

5. Surat Pengantar Supplier (SPS)

6. Berita Acara Penerimaan

7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ) 

a) Tembusan pengiriman

b) Tembusan langganan

c) Arsip bagian delivery

8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)

9. Invoice/Faktur 

a) Invoice

b) tembusan Piutang

c) tembusan Jurnal

d) arsip di bagian order penjualan

10. Faktur Pajak 

a) 1. Faktur Pajak

b) 2. Arsip

c) 3. Extra Copy

11. Kwitansi

I. Uraian Prosedur

1. Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

a. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.

b. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.

c. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order

d. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.

e. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

2. Bagian Kredit

a. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order

b. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit

c. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi

d. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.

e. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

3. Bagian Stock & Delivery

a. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan

b. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.

c. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.

d. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit

e. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.

f. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.

g. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan

h. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

4. Bagian Gudang

a. Menerima Perintah/Permintaan Barang

b. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)

c. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.

d. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

5. Bagian Transportasi (Sopir) Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

a. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery

b. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo

c. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier

d. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier

e. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.

f. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer

g. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

h. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

i. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)

j. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

6. Penjualan Barang Dari Stock Gudang

a. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order

b. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.

c. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang

d. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.

e. Menyerahkan barang kepada customer

f. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

g. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

h. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)

i.  Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)

7. Bagian Invoice/Faktur

a. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server

b. Menerbitkan faktur pajak.

c. Menerbitkan listing penjualan harian

d. Mendistribusikan Dokumen 

1) Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit

2) Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang

3) Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar

4) Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

8. Bagian Administrasi Keuangan

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :

1. Bagian Piutang

a. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice

b. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang

c. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal

d. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian

e. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.

f. Membuat surat penagihan

2. Bagian buku besar

a. Bagian Jurnal Penjualan

1) Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.

2) Menerima copy Faktur Pajak.

3) Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

b. Bagian Jurnal Pembelian

1) Menerima Copy Po dari bagian pembelian

2) Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan

3) Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

9. Bagian pengolahan IT/Data elektronik

Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan. Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.

Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

J. Sumber daya

• Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link

• Software : Aplikasi optional yang digunakan untuk mempermudah dalam pekerjaan

• Brainware : orang yang menggunakan fasilitas tersebut

K. Sasaran/target

1. Automatisasi system akuntansi Penjualan 

a) Terbentuk system pengolahan data terdistribusi

b) Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi

c) Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan

L. Kesimpulan Dan Saran

Dari pembahasan diatas disimpulkan bahwa :

a. Dengan mengaplikasikan sistem penjualan barang berbasis web ( Web Base ) maka kita dapat melakukan promosi / pengenalan produk - produk yang ada secara efisien dan efektif.

b. Kemudahan bagi pelanggan untuk dapat memperoleh informasi secara jelas mengenai produk –produk yang ada, sehingga pelanggan tidak perlu datang langsung ataupun menunggu pengiriman informasi produk. 

c. Dapat mengurangi biaya pengiriman informasi produk dan mendukung system yang telah ada.

Comment? Pleasure :)